Qué hacer si pierdes información en Microsoft 365, lo que debes saber

1.1. Mantén la calma y verifica la situación

Lo primero que debes hacer si descubres que has perdido información en Microsoft 365 es mantener la calma y realizar una evaluación rápida del problema. Es posible que los datos no estén realmente perdidos, sino que se hayan movido o eliminado por error. Revisa tu papelera de reciclaje en OneDrive y en SharePoint, ya que Microsoft 365 tiene una funcionalidad de recuperación de archivos eliminados.

Si los archivos están allí, puedes restaurarlos fácilmente con solo unos clics. Para hacerlo, ve a la Papelera de reciclaje de OneDrive o SharePoint, selecciona los archivos que necesitas restaurar y haz clic en "Restaurar". Si los archivos han sido eliminados permanentemente de la papelera, entonces es el momento de investigar otras opciones.

1.2. Revisa el historial de versiones de los archivos

Microsoft 365 tiene una funcionalidad de historial de versiones que puede ser útil si pierdes información de un archivo, pero no has eliminado completamente el archivo. Los documentos en Word, Excel y PowerPoint, por ejemplo, guardan automáticamente versiones anteriores, lo que significa que puedes recuperar una versión anterior del archivo si has perdido información debido a cambios accidentales.

Para acceder al historial de versiones, abre el archivo en cuestión, haz clic en "Archivo" y selecciona "Historial de versiones". Desde ahí, podrás ver todas las versiones anteriores y restaurar el archivo a la versión que necesitas.

1.3. Utiliza las herramientas de recuperación de Microsoft 365

Si la información perdida no se encuentra en la papelera de reciclaje ni en el historial de versiones, Microsoft 365 ofrece herramientas de recuperación de datos más avanzadas, pero debes actuar rápidamente. En muchos casos, Microsoft ofrece una función de recuperación de datos para ayudar a restaurar archivos perdidos o dañados, especialmente si se trata de un incidente reciente.

Por ejemplo, en OneDrive o SharePoint, puedes restaurar toda tu biblioteca o carpeta de archivos a un punto en el tiempo anterior. Para hacerlo, dirígete al sitio web de OneDrive o SharePoint, selecciona "Configuración", luego "Recuperación de archivos" y elige el período de tiempo al que deseas restaurar los datos. Ten en cuenta que hay un límite de tiempo para usar esta función, por lo que es fundamental actuar rápidamente.

1.4. Contacta con el soporte de Microsoft

Si después de utilizar todas las opciones anteriores no has podido recuperar la información, el siguiente paso es contactar con el soporte técnico de Microsoft. La compañía ofrece asistencia para resolver problemas relacionados con la pérdida de datos. Esto puede incluir incidentes más graves, como la corrupción de archivos o problemas con la sincronización.

En este caso, puedes presentar una solicitud a través del portal de soporte de Microsoft 365 o llamar a su línea de atención al cliente. Microsoft cuenta con equipos especializados que pueden ayudar a restaurar datos perdidos, especialmente si se trata de una falla en el servicio o un error técnico.

1.5. Toma medidas preventivas para evitar pérdidas de datos en el futuro

Después de haber recuperado los datos, es importante implementar medidas preventivas para evitar futuras pérdidas de información. Asegúrate de tener un sistema de respaldo sólido que incluya copias de seguridad periódicas en la nube o en un almacenamiento externo. Además, configura alertas de seguridad y utiliza políticas de retención de datos para asegurarte de que la información crítica se guarde adecuadamente.

Microsoft 365 también ofrece opciones de protección adicional, como el "Archivado de correos electrónicos" en Outlook y la "Protección avanzada contra amenazas" en SharePoint, que pueden ayudar a evitar la pérdida de datos en el futuro.

Conclusión

La pérdida de información en Microsoft 365 puede ser una experiencia frustrante, pero es importante saber que existen diversas herramientas y procedimientos para intentar recuperarla. Desde la papelera de reciclaje y el historial de versiones, hasta el soporte técnico de Microsoft, siempre hay opciones disponibles. Además, tomar medidas preventivas, como implementar respaldos regulares y políticas de seguridad, puede ayudarte a evitar problemas similares en el futuro.