Cómo garantizar la seguridad de archivos corporativos

Identificación de riesgos El primer paso para garantizar la seguridad es identificar los principales riesgos a los que están expuestos los archivos corporativos. Estos pueden incluir ciberataques, acceso no autorizado, pérdida de dispositivos, errores humanos o desastres naturales. Realizar una evaluación de riesgos permite priorizar las acciones y asignar recursos de manera efectiva.

Uso de plataformas seguras Utilizar plataformas de almacenamiento y gestión documental seguras, como Microsoft 365, es fundamental. SharePoint y OneDrive ofrecen cifrado de datos en tránsito y en reposo, autenticación multifactor y control de acceso basado en roles. Estas herramientas están diseñadas para cumplir con estándares internacionales de seguridad, como ISO 27001 y GDPR.

Políticas de acceso y permisos No todos los empleados necesitan acceso a toda la información. Es importante establecer políticas de acceso granulares, donde cada usuario tenga permisos según su rol y responsabilidades. En SharePoint, por ejemplo, se pueden configurar permisos a nivel de carpeta, biblioteca o incluso documento individual. Además, es recomendable revisar y actualizar estos permisos periódicamente.

Cifrado y protección de datos El cifrado es una de las medidas más efectivas para proteger la información. Microsoft 365 utiliza cifrado avanzado para proteger los datos almacenados en la nube y durante su transferencia. También es posible aplicar etiquetas de confidencialidad a los documentos, que restringen acciones como copiar, imprimir o reenviar el contenido a usuarios no autorizados.

Copias de seguridad y recuperación Contar con un plan de copias de seguridad automáticas y pruebas de recuperación es esencial. Microsoft 365 ofrece opciones de retención de datos y recuperación ante desastres, pero es responsabilidad de la empresa configurar estas funciones y asegurarse de que funcionan correctamente. Realizar simulacros de recuperación ayuda a identificar posibles fallos en el proceso.

Capacitación y concienciación Muchas brechas de seguridad ocurren debido a errores humanos, como hacer clic en enlaces maliciosos o compartir contraseñas. Capacitar a los empleados en buenas prácticas de ciberseguridad, como reconocer phishing, usar contraseñas fuertes y no compartir información sensible, reduce significativamente los riesgos.

Monitoreo y auditoría Implementar herramientas de monitoreo y auditoría permite detectar actividades sospechosas, como accesos no autorizados o intentos de descarga masiva de archivos. Microsoft 365 incluye funciones de auditoría que registran quién accede, modifica o comparte un documento, facilitando la trazabilidad y la respuesta rápida ante incidentes.

Cumplimiento normativo Cada industria tiene sus propias regulaciones en materia de protección de datos. Es fundamental conocer y cumplir con estas normativas, ya sea el GDPR en Europa, la Ley de Protección de Datos en Perú o estándares específicos del sector. SharePoint y Microsoft 365 ofrecen herramientas para gestionar el cumplimiento, como políticas de retención y etiquetas de sensibilidad.

Conclusión Garantizar la seguridad de los archivos corporativos requiere una combinación de tecnología, políticas claras y capacitación continua. Al implementar medidas como el cifrado, el control de acceso y la auditoría, las empresas pueden proteger su información y minimizar los riesgos asociados a la gestión documental