5 problemas que resuelve la gestión documental con SharePoint

En este artículo, exploraremos cinco de los problemas más comunes que las empresas enfrentan al gestionar documentos y cómo SharePoint puede ayudar a solucionarlos.

1. Desorganización de los documentos

Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas es la desorganización de los documentos. Los archivos y documentos suelen estar dispersos en diferentes ubicaciones, lo que dificulta la búsqueda y recuperación de la información. La falta de una estructura organizada puede llevar a la pérdida de documentos importantes y a la duplicación de esfuerzos.

Solución con SharePoint: SharePoint permite a las empresas crear bibliotecas de documentos centralizadas y estructuradas. Los usuarios pueden organizar los documentos en carpetas, asignarles etiquetas y utilizar metadatos para categorizar la información. Esto facilita la búsqueda y asegura que todos los documentos estén organizados de manera eficiente. Además, SharePoint incluye potentes herramientas de búsqueda que permiten localizar rápidamente los documentos, incluso si se encuentran en una estructura compleja.

2. Acceso no controlado a documentos sensibles

El acceso no autorizado a documentos sensibles es un problema grave para muchas empresas. Sin un sistema de control adecuado, los empleados pueden acceder a información que no necesitan, lo que pone en riesgo la seguridad de los datos.

Solución con SharePoint: SharePoint permite establecer permisos detallados para controlar quién puede acceder a qué documentos. Los administradores pueden definir roles y permisos específicos para cada usuario o grupo, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos sensibles. Además, SharePoint también permite auditar el acceso a los documentos, lo que facilita el seguimiento de quién ha accedido a qué información.

3. Pérdida de versiones anteriores de documentos

Las empresas a menudo enfrentan problemas relacionados con la gestión de versiones de documentos. Sin un sistema adecuado, los empleados pueden modificar archivos sin guardar un historial de versiones, lo que lleva a la pérdida de información valiosa.

Solución con SharePoint: SharePoint incluye una función de control de versiones que permite a los usuarios realizar un seguimiento de todas las versiones de un documento. Esto significa que cualquier cambio realizado en un archivo se guarda como una nueva versión, y los usuarios pueden acceder a versiones anteriores cuando lo necesiten. Esta funcionalidad es especialmente útil cuando se trabaja en documentos colaborativos o cuando se necesita realizar un seguimiento de los cambios realizados a lo largo del tiempo.

4. Dificultades en la colaboración en documentos

La colaboración en documentos puede ser un desafío, especialmente cuando varios empleados están trabajando en diferentes ubicaciones o en diferentes versiones de un documento. La falta de una plataforma centralizada puede causar confusión y errores.

Solución con SharePoint: SharePoint facilita la colaboración en documentos al permitir que varios usuarios trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo. Además, se integran herramientas como Microsoft Teams y Office 365, lo que permite la coautoría en tiempo real, asegurando que todos los miembros del equipo estén trabajando en la versión más reciente del documento.

5. Falta de cumplimiento con regulaciones

Las empresas están sujetas a diversas regulaciones de cumplimiento que exigen una gestión adecuada de los documentos, como la protección de datos personales y la conservación de registros. La falta de un sistema adecuado puede llevar a problemas legales y financieros.

Solución con SharePoint: SharePoint ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de cumplimiento al ofrecer herramientas para la gestión del ciclo de vida de los documentos. Puedes configurar políticas de retención para asegurarte de que los documentos se conserven durante el tiempo necesario y se eliminen cuando ya no sean relevantes. Además, SharePoint ofrece funciones de auditoría que permiten realizar un seguimiento de las acciones realizadas en los documentos, lo que es esencial para cumplir con las normativas de protección de datos.

Conclusión

La gestión documental es una parte crítica de las operaciones de cualquier empresa. SharePoint ofrece una solución robusta que resuelve muchos de los problemas comunes relacionados con la gestión de documentos, como la desorganización, el acceso no autorizado, la falta de control de versiones, las dificultades de colaboración y el cumplimiento de regulaciones. Implementar SharePoint puede mejorar significativamente la eficiencia, seguridad y cumplimiento en la gestión de documentos dentro de tu empresa.