Excel en la empresa

Las compañías acostumbran a emplear Excel, una aplicación de hojas de cálculo de Microsoft frecuentemente instalada de manera predeterminada como una parte de la suite Microsoft Office en equipos de negocios. Sus celdas pueden contener datos introducidos de forma manual o extraidos desde PDF. Los libros de Excel poseen hojas de trabajo individuales, que se pueden usar para crear listas y hojas de cálculo. En el momento en que te habitúes a la aplicación y te familiarices con las funciones más potentes libres, hallarás muchos usos para esta herramienta de trabajo.

Las compañías crean programaciones básicas de empleados y recursos con el Excel que pueden ser codificadas por colores y diseñados para ser actualizados de forma automática conforme cambia la programación. Crea hojas de trabajo semanales con encabezados de columna de día a día, y nombra a las filas basándonos en las franjas horarias por hora o bien turnos de trabajo. Llena cada espacio con el empleado o bien el nombre del recurso para un día determinado. La hoja de programación de una sala de conferencias, por servirnos de un ejemplo, puede tener Lunes de nueve a diez a.m. marcada para una asamblea ejecutiva, al paso que Martes de diez a once a.m. puede estar reservada para una conferencia telefónica. Todos y cada uno de los departamentos pueden trabajar desde la misma hoja de recursos de tal modo que todo el planeta sepa que un determinado recurso está libre para su empleo.

Presupuesto y cuentas
Microsoft Office Excel viene con plantillas para la creación de presupuestos, estados de flujo de efectivo y estados de ganancias y pérdidas, que son ciertos documentos más básicos usados en la contabilidad. Además de esto, puedes descargar una presupuestación más compleja y plantillas de declaración en el sitio de Office, o bien adquirir plantillas especializadas de otros distribuidores y también instalarlas en la aplicación. Si precisas crear presupuestos complejos o bien adaptados o bien estados financieros, puedes personalizar una plantilla existente y regresar a usar los elementos, o bien crea una desde cero usando la funcionalidad integrada en Excel.

Hojas de cálculo
La realización de cálculos de línea es una labor básica de la contabilidad, y las hojas de cálculo de Excel están diseñadas para contener los datos en un formato tabular que aguanta los cálculos de línea y los de sumatoria, en substitución de la necesidad de teletipo y calculadoras de contabilidad singulares. Los datos en la hoja de cálculo son reutilizables y almacenables, haciendo Excel más flexible que una calculadora de contabilidad para efectuar cálculos simples y sumas. Además de esto, puedes crear tablas y gráficos desde los datos de hoja de cálculo, creando una experiencia de usuario rica en medios y diferentes vistas de exactamente los mismos datos. Asimismo puedes usar los add-ons para extraer los datos y crear modelos y pronósticos financieros.

Datos externos
Puedes importar datos desde muchas fuentes diferentes de datos en Excel. Esto es singularmente útil para la contabilidad, puesto que puedes extraer los datos de ventas, datos bancarios y facturas de diferentes fuentes en un libro esencial para respaldar tus actividades de contabilidad. Los datos pueden ser guardados en diferentes bases de datos y formatos del archivo ya antes de la importación, lo que te deja acceder a datos de diferentes áreas de tu negocio sin hacer la entrada de datos auxiliar.

Integración
Excel integra muchas aplicaciones populares de software de contabilidad. Por poner un ejemplo, puedes usar los asistentes que se incluyen con el bulto de software de contabilidad a fin de que mapee las hojas de cálculo Excel a los datos contables de manera que puedas efectuar operaciones de inserción y extracción de datos de Excel y tu bulto de contabilidad a demanda.