Waidok, de Konica Minolta, convierte la impresora multifunción en la puerta de entrada a archivos inteligentes

Las empresas generan y reciben a diario más documentos de los que pueden gestionar de forma eficiente. Waidok es la propuesta de Konica Minolta para transformar ese volumen de papel en información útil desde el primer paso. Con esta solución, el escaneado desde una impresora multifunción se convierte en el inicio de un proceso automatizado que clasifica, organiza y conecta la información de forma inteligente.

Waidok es la solución de gestión documental de Konica Minolta pensada para capturar, organizar y preservar la información documental de las empresas en una única plataforma. Funciona como un repositorio central que cubre todo el ciclo de vida del documento: captura, indexación, gestión de expedientes, automatización de workflows y búsqueda inteligente, con especial foco en facilitar la colaboración y la productividad dentro de la organización.

Datos estructurados que alimentan procesos

La plataforma de Waidok da prioridad a la digitalización y a la estructuración de la información desde el primer contacto con el documento. Eso significa que la entrada de papel deja de ser una operación aislada y manual: Waidok convierte cada escaneo en datos reutilizables que alimentan procesos como búsquedas, aprobaciones o auditorías, en lugar de quedarse como una simple imagen en un disco.

“Waidok transforma el escaneo puntual en una fuente de datos estructurados que impulsa la automatización y reduce las complicaciones administrativas”, explica Alex Hidalgo, Director de Soluciones de IT de Konica Minolta. “De esta forma, la digitalización deja de ser una tarea para convertirse en una entrada de conocimiento para la empresa”.

Captura donde se genera el documento: la multifunción como punto de datos

Waidok integra la captura directamente en la impresora multifunción: el usuario escanea y el archivo entra automáticamente en el repositorio con los metadatos que correspondan. Este enfoque elimina pasos intermedios (guardar, renombrar, subir) y reduce los posibles errores manuales, transformando la impresora en el primer eslabón de un flujo documental digital ágil.

OCR zonal e indexación inteligente: menos teclear, más acción

El módulo de digitalización incorpora OCR zonal, que permite definir áreas del documento (por ejemplo: NIF, fecha, importe) y extraer esos campos de forma automática para convertirlos en metadatos estructurados. La indexación inteligente, a su vez, reconoce tipos documentales y relaciones entre ellos (pedido - factura - expediente), lo que agiliza búsquedas y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.

Ejemplos de aplicaciones muy útiles

·        Entrada automática de facturas y albaranes: escaneo, extracción de campos clave e inicio del flujo contable de aprobación sin intervención manual.

·        Onboarding y gestión documental de clientes/proveedores: digitalización de contratos, DNI y formularios con metadatos que facilitan su localización y disponibilidad.

·        Archivo digital: migración de archivos físicos a repositorios estructurados con control de versiones y políticas de conservación.

·        Aceleración de procesos operativos: workflows integrados que combinan digitalización, firma electrónica y notificaciones para acortar ciclos de aprobación.

Protección de datos y cumplimiento normativo

Waidok se ofrece como solución cloud y contempla controles de acceso, trazabilidad y políticas que facilitan el cumplimiento normativo que corresponde a cada documento. Además, Konica Minolta ha diseñado despliegues que aprovechan infraestructuras cloud maduras para garantizar disponibilidad y seguridad, un aspecto clave para organizaciones que deben cumplir requisitos como el RGPD.

Más información en: https://waidok.com/es/      

Sobre Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A., con sede en Madrid, es un referente en soluciones de impresión, gestión documental y transformación digital para empresas de todos los tamaños. Además de su sede central ubicada en Madrid, la compañía cuenta con presencia estratégica en Barcelona, Bilbao, Málaga, Santander, Sevilla y Valencia.

Para ofrecer un servicio completo y personalizado, Konica Minolta trabaja con una sólida red de distribuidores oficiales en toda España, incluyendo las Islas Canarias y Baleares, asegurando una cobertura eficiente y cercana en todo el territorio nacional. Esta estructura permite garantizar soluciones innovadoras, soporte técnico especializado y una atención al cliente de primer nivel en cualquier punto del país.

Forma parte de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, filial de Konica Minolta Inc., con sede en Tokio, Japón, una multinacional líder en tecnología avanzada y servicios digitales.

Con un firme compromiso con la innovación y la sostenibilidad, Konica Minolta ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos, mejorar su productividad y afrontar los retos de la era digital con soluciones inteligentes y eficientes.

Con su experiencia única en imagen, procesamiento de datos y toma de decisiones basada en datos, Konica Minolta crea soluciones relevantes para sus clientes, pequeñas y medianas empresas, grandes corporaciones y el sector público, y resuelve los problemas a los que se enfrenta la sociedad.

Konica Minolta ofrece soluciones digitales inteligentes para el lugar de trabajo digital, optimizando la gestión de la impresión, los flujos de trabajo de documentos y del negocio, los servicios de IT y la inteligencia empresarial para aumentar la productividad, mejorar la seguridad e impulsar la transformación digital.

El éxito de la empresa en impulsar la transformación ha sido confirmado por IDC: el informe “IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2023 Vendor Assessment” reconoce a Konica Minolta como “Líder” en transformación de la impresión. Konica Minolta es Global Managed Partner de Microsoft desde 2021.

La oferta Igniting Print Possibilities de Konica Minolta ayuda a impresores, productores de etiquetas y propietarios de marcas a optimizar la automatización del flujo de trabajo para aumentar la eficiencia. La empresa ofrece consultoría en todas las áreas de la comunicación, así como soluciones de primer nivel en impresión de producción, de packaging y de etiquetas. Sus dispositivos de acabado crean productos impresos que destacan y generan valor añadido. Konica Minolta se ha consolidado como líder del mercado de impresión de producción en Europa durante más de una década (InfoSource).

Por sus servicios remotos, Konica Minolta fue galardonada con el prestigioso ‘Buyers Lab (BLI) 2023-2024 Pacesetter Award en Servicio Remoto para el mercado de Europa Occidental’ de Keypoint Intelligence.

La empresa ha sido reconocida en repetidas ocasiones por su rica historia de contribución social, así como por su trabajo para alcanzar los ODS. en su negocio y cadena de suministro. En 2024 Konica Minolta recibió una medalla de reconocimiento de nivel ORO en las calificaciones de sostenibilidad de EcoVadis.

Konica Minolta Business Solutions Europe está representada por filiales y distribuidores en más de 80 países en Europa, Asia Central, Medio Oriente y África. Con más de 8.100 empleados (en marzo de 2025), Konica Minolta Europa obtuvo ventas netas de más de 2.087 millones de euros en el año fiscal 2024/2025.

A nivel mundial, la empresa cuenta con más de 35.600 empleados (más de 340 en España) y opera en más de 150 países.

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