Razones para implementar un software de control horario en una empresa

Asimismo, desde mayo de 2019 la legislación laboral española obliga a las empresas a llevar el control horario de sus trabajadores. Este control debe ser almacenado y ser de libre revisión tanto por los entes laborales como por cada trabajador.

Por tanto, cada vez más se hace necesario contar con un sistema que sea ágil y permita acceder la información con facilidad. Las tradicionales fichas y planillas de Excel yo no son funcionales y se han comenzado a utilizar soluciones informáticas conocidas como software de control horario.

¿Qué es un software de control horario?

Son herramientas tecnológicas que permiten hacer un registro de la entrada y salida de los trabajadores. Las mismas se conectan a diversos dispositivos electrónicos vía a internet a fin de que cada empleado registre su hora de entrada y salida del centro de trabajo o inicio de su jornada laboral.

Estos software incluyen, además de esta función, distintos gestores para el manejo de funciones como las vacaciones o control de las horas extraordinarias. Asimismo, se pueden programar los turnos en empresas que trabajen con sistemas rotativos y manejar el calendario laboral.

Un software de control horario puede registrar a los empleados ya sea mediante tarjetas de acceso, controles biométricos o acceso a dispositivos electrónicos. Algunos están disponibles de forma gratuita en la web, pero con una funcionalidad muy limitada, mientras que los más completos requieren un pago por los servicios.

¿Cómo debe ser un buen software de control horario?

En la actualidad es posible encontrar una gran cantidad de programas para manejar los horarios en una empresa. Sin embargo, es conveniente que el que elijas tenga algunas prestaciones básicas, entre las que destacan:

1. Facilidad de instalación y uso: estas herramientas deben ser fáciles de manejar por cualquier tipo de público y contar con un servicio de atención al cliente en todo momento. Es preferible que cuenten con la posibilidad de personalizar algunas planillas e informes a fin de que se adapten a cada empresa.

2. Permitir hacer seguimiento y planificación de jornadas: un software de control horario no debe solo registrar la jornada, sino planificar todo el manejo de personal. Desde las vacaciones, ausencias por bajas hasta las horas extra.

3. Seguimiento rápido de los horarios: lo ideal es que el departamento de Recursos Humanos pueda revisar rápidamente el horario de cualquier empleado. Igualmente, poder aprobar o no las jornadas con base a los criterios establecidos.

4. Generación de informes: una de las grandes ventajas de estas herramientas digitales es que se puede analizar la información disponible. Por ejemplo, el índice de absentismo laboral y así implementar los correctivos necesarios.

5. Compatibilidad con otros programas de gestión: para aprovechar mejor este tipo de software, conviene que se pueda migrar la información a otros programas usados en la empresa. Entre otros, a aquellos que realizan la gestión de la nómina.

Razones para implementar un software de control horario

Cuando se cuenta con estas herramientas tecnológicas, la gestión de los Recursos Humanos de la empresa se hace mucho más sencilla y eficiente. Entre otras cosas, permite:

Registrar con exactitud las horas trabajadas

Según el mecanismo de control que utilice cada software, se lleva el momento exacto en que el empleado inicia su jornada y la culmina. Y tal como nos dicen en este artículo de DiarideTarragona, se cumple con la normativa laboral vigente, al tener informes de la jornada laboral de cada trabajador.

Permite una mejor organización del personal

Muchos de estos software de control horario, te dan la posibilidad de programar de forma esquematizada el horario de toda la plantilla. Algunos cuentan con funciones para organización de turnos y llevar control de horas extras que deben ser pagadas.

Se puede hacer fichaje geolocalizado

Con estos programas, el trabajador se puede encontrar en cualquier lugar al momento de hacer el control de inicio y finalización de la jornada. Esto es de gran utilidad si la empresa tiene implementado el teletrabajo o cuando las labores se desarrollan fuera del centro de trabajo.

Mejora el ambiente laboral

Al poder llevar un control más exacto del horario de toda la plantilla, es posible hacer un análisis del rendimiento de cada trabajador. Así, estos perciben que se hace un seguimiento justo de cada empleado y es posible implementar incentivos asociados a la asistencia y productividad.