Digitalización Certificada de Documentos y la NOM151

En este momento son muchas las empresas que están preparando la migración de toda su documentación legal para evitar fraudes, aprovechar mejor los espacios y optimizar las transacciones. En general, el proceso de digitalización certificada de documentos es bastante sencillo, consta solo de cuatro partes fundamentales.

Inicio: Comienza con el análisis y diagnóstico de los requerimientos de la empresa tanto pública como privada. A esto le sigue una propuesta de solución y la posterior firma del contrato en donde las partes se comprometen.

Digitalización: El siguiente paso es preparar los expedientes, la selección de índices y metadatos (prioridades, por ejemplo) que atravesará dos procesos de digitalización como medida de seguridad.

Certificación: Posterior, la firma digital de los documentos y el envío de información a una entidad certificadora o TLA (Tercero legalmente autorizado). Hasta que se realiza el acta para destacar los hallazgos y oportunidades que se han encontrado y finalmente la emisión de toda la certificación digital necesaria.

Entrega: Se procede entonces a la revisión y entrega del expediente previamente generado, junto con toda la documentación en físico y digital que se encuentra respaldada por una constancia de cotejo que incluye la información de la empresa y sus servicios.

Gracias a la Norma Mexicana NOM151, los documentos digitalizados y certificados bajo estos lineamientos pueden ser considerados como si fueran los originales conservando su validez legal y pueden ser utilizados para llevar a cabo transacciones comerciales con terceros.

Además no es necesario conservar las copias originales de los documentos ya que sus formatos digitales tienen la misma validez legal que los documentos físicos, este hecho representa uno de los grandes beneficios de la digitalización certificada de documentos ya que ayuda a las empresas a generar ahorros importantes en costos de almacenamiento y administración del archivo físico.

Para llevar a cabo este proceso puedes recurrir a alguna empresa que brinde servicios de confianza digital para que te ayuden a habilitar la transformación digital de tu negocio empezando por la digitalización certificada de todos los documentos de tu empresa.