Qué es un software CRM?

CRM son las siglas en inglés para “Customer Relationship Management”, o lo que vendría siendo en español “Gestión de Relaciones con los clientes”. Por lo que un software CRM no es más que un programa creado para gestionar todas y cada una de las relaciones que se tenga con un cliente, incluyendo aquellos que son potenciales a futuro.

Suele ser empleado en los departamentos de ventas de las empresas, para tener al alcance de un clic, información esencial para la negociación. Sin embargo, dada su naturaleza flexible, permite que dicha información también sea accesible para otro miembro de cualquier departamento.

Las ventajas de un software CRM son múltiples, y gracias a la actualización de tecnologías cada vez se van sumando nuevas funcionalidades a estos programas. Y quizá una de las más importantes es que hoy en día la mayoría de estos CRM son online, enlazados a una nube, lo que proporciona mayor accesibilidad y manejo.

Una puesta a la productividad

Anteriormente la función que cumplen hoy en día los softwares CRM, era realizada en programas como Excel. Sin embargo, llega a no ser tan eficaz para esta labor. Puede ser funcional en un principio, cuando la cartera de clientes no es tan amplia. Pero a medida que va creciendo, no es práctico. Pues en este caso la labor se realiza en su totalidad de forma manual.

Para eso nacieron los CRM, para volver el trabajo mucho más productivo, ahorrar tiempo y mejorar la comunicación interna, para así cumplir con todos los objetivos planteados.

Esta herramienta minimiza los tiempos de respuesta al organizar información de tu cliente como: nombre, número de teléfono, correos, entre otros datos que le suministres. También es posible llevar registro de negociaciones, encuentros, citas, acuerdos o llamadas.

Sin duda uno de los grandes beneficios de un CRM, es poder gestionar una negociación en cualquiera de sus etapas, desde que es un prospecto, hasta que se convierte en un cliente, es decir, se concreta la venta.

En vez de utilizar una agenda por ejemplo, puedes emplear la interfaz de un CRM para llevar notas de los encuentros, para colocar montos de ventas, fechas de citas. Y exportar o importar todos los datos de un contacto.

¿Qué debe tener un CRM para tu empresa?

Lo principal que debe tener este tipo de software al momento de emplearlo en tu organización, es que pueda adaptarse a tus necesidades y requerimientos, o al de tu departamento de ventas. Y no que por el contrario, tengas que cambiar tu forma de trabajo al CRM que elijas.

Ya que existen muchas propuestas de CRM en el mercado, lo ideal es que el que elijas cumpla en principio con estas funciones básicas:

●       Versión para dispositivos: Quizá una de las funcionalidades esenciales hoy en día es que pueda tener una versión para dispositivos o al menos compatibilidad móvil. Esto permitirá que se pueda registrar la información necesaria desde cualquier parte, y con sólo tener un smartphone.

●       Centralizar información: Es de gran importancia que cada departamento pueda tener acceso a la información de cada cliente. Por eso, una función básica que ayudará con la productividad y eficiencia, es que todos puedan ver de manera inmediata las actualizaciones de cada cliente.

●       Asignación de actividades: Desde este software debería ser posible que se asignen actividades a los diferentes miembros del equipo, por orden de prioridad, de zonas, de nichos, etc.

●       Estadísticas: El acceso a analíticas es necesario para poder medir el éxito de las estrategias, los logros obtenidos, y en cuánto tiempo se ha conseguido.

●       Compatibilidad: Aunque no es indispensable, es ideal que un software pueda tener compatibilidad con otros programas que ayuden a facilitar las estrategias, como aquellas aplicaciones para las campañas de e-mail marketing, ecommerce, entre otros.

Sin duda optar por un CRM para manejar las relaciones con el cliente es una gran alternativa, para que sea mucho más eficiente el trabajo y no se pase ningún detalle por alto. Así se podrá medir el pulso de la relación y tomar previsiones a futuro.