Destrucción de documentos confidenciales: ¿Cómo cumplir con el RGPD?

Desde que entrase en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el pasado 25 de mayo 2018, la destrucción de documentos confidenciales se ha convertido en uno de los aspectos más importantes para todas aquellas empresas que almacenan documentos con datos confidenciales de clientes, proveedores, empleados o usuarios.

A partir de ahora, las empresas tienen que asegurarse de que al destruir documentos confidenciales, cumplirán con la normativa vigente, ya que de lo contrario podrían exponerse a fuertes sanciones de entre 10 y 20 millones de euros, o entre el 2% y el 4% de su facturación.

Al destruir los documentos, se debe garantizar su total destrucción, su ilegibilidad, así como la imposibilidad de acceder a la información que almacenaban

Conscientes de ello, vamos a explicar las diferentes opciones disponibles para la correcta destrucción de documentos confidenciales por parte de las empresas.

Incineración de documentos

Uno de los métodos que garantiza la total destrucción e ilegibilidad de los documentos, es la incineración, aunque no es una opción válida para todas las empresas, ya que para proceder a la quema de documentos, es indispensable contar con una serie de instalaciones perfectamente preparadas, que consigan evitar la propagación del fuego, así como que surja cualquier tipo de problema.

Trituración de documentos

Otro de los métodos que además de garantizar la total destrucción de los documentos, así como su ilegibilidad, es mucho más accesible para las empresas, es la trituración de documentos. Una opción que cumple con los requisitos exigidos por el RGPD para la destrucción de documentos, y que se muestra más recomendable que la incineración.

La principal ventaja de esta opción, es que al disponer de una máquina trituradora, se podrá proceder a la destrucción de los documentos cómodamente, en las propias instalaciones u oficinas de la empresa.

El problema aparece cuando hay que triturar una gran cantidad de documentos, ya que el proceso puede resultar excesivamente tedioso. Además, no todas las trituradoras comerciales están en disposición de afrontar un trabajo de destrucción tan elevado, garantizando, una vez los documentos hayan sido destruidos, que no podrán volver a ser reconstruidos, y por tanto, que será imposible volver a acceder a los datos que contenían.

Externalizar la destrucción de documentos confidenciales

Tal y como establece el propio RGPD, la mejor opción para las empresas es externalizar el servicio de destrucción de documentos confidenciales, dejando que sea una empresa profesional, especializada y con experiencia, la que se encargue de llevar a cabo este proceso. Es la opción más recomendable y eficaz-

De este modo, además de garantizar la total destrucción de los documentos, la empresa recibirá un certificado de reciclaje y destrucción de documentos, que servirá para justificar que la destrucción de los documentos se ha llevado a cabo de la manera correcta.

A esto hay que sumarle la comodidad de que será la empresa externa la que correrá con todo el proceso, encargándose de recoger los documentos, garantizando su total confidencialidad en todo momento, y procediendo a la destrucción, a través de unas máquinas destructoras de papel de gran capacidad. Además, una vez destruidos los documentos, se encargarán de reciclarlos de manera responsable con el medio ambiente.